Weet jij hoeveel er in jouw bedrijf geprint en gescand wordt? En om welke documenten het precies gaat? De meeste bedrijven spenderen zo’n 3 procent van hun omzet aan alles wat met documenten te maken heeft (printen, archiveren, scannen etc.). Het is bijgevolg geen overbodige luxe om het printgedrag en de document-behandeling in je bedrijf grondig door te lichten.
Misschien worden lang niet alle multifunctionals binnen je bedrijf effectief genoeg gebruikt om hun aanwezigheid te verantwoorden. Wist je bijvoorbeeld dat de meeste bedrijven minder dan 1 procent in A3-formaat printen?
Een printaudit is onmisbaar als je efficiënter willen printen en scannen. Met een printaudit brengt Picard in kaart welke documenten door je bedrijf stromen en kent er een bepaalde levensduur en waarde aan toe. Verder onderzoeken we of je huidige printerpark moet worden uitgebreid of geconsolideerd om aan de reële printbehoeften te voldoen.
Op basis van al die informatie komt een printbeleid of ‘print policy’ tot stand en begeleiden we je om de gepaste software-oplossingen te vinden.
Printen wordt almaar vaker gezien als een los artikel, zonder rekening te houden met de nodige service. Dat schept een verkeerd beeld en leidt tot verkeerde beslissingen. Een bedrijfswagen beoordeel je toch ook niet enkel op zijn verbruik per gereden kilometer. Hoeveel onderhoud zal de wagen nodig hebben? Wie zal dat onderhoud leveren? Met printers is het niet anders. Of je nu het duurste, het goedkoopste, het nieuwste of het meest ecologische model koopt, uiteindelijk is je printer maar zo goed als de service die je na verkoop geniet.
Dankzij het all-in onderhoudscontract neemt Picard ook de zorgen van het onderhoud weg. Wij beheren je toestel, zorgen voor onderhoud, en leveren automatisch toners zodat je nooit zonder toner komt te zitten. Alles – behalve papier/nietjes – is inbegrepen:
Is je printer of copier gedurende het contract te klein geworden, dan maakt Picard een nieuw voorstel. Je zal in alle omstandigheden een toestel hebben met geschikte capaciteit en functionaliteit. Daarom is huren zeker op korte termijn maar ook op lange termijn een interessante en te overwegen oplossing.
De meeste bedrijven kijken gewoon naar de opgegeven prijs per pagina maar daarin vergissen ze zich schromelijk. Die prijs per pagina is meestal niet wat hij lijkt. Om de total cost of ownership, de werkelijke gebruikskosten, van je printers te minimaliseren, moet je je volgende vragen stellen:
Vind je voorgaande vragen moeilijk te beantwoorden. Dé allesbepalende kwestie is natuurlijk: wat zijn de reële printbehoeften? De goedkoopste pagina is de pagina die je niet print. De goedkoopste printer is de printer die je niet koopt.
Picard kan een analyse van je print- en scanbehoeften uitvoeren en je zo bovenstaand vragenlijstje helpen afwerken, zodat je een accuraat beeld krijgt van de echte kosten.
Er zijn drie niveau’s waarop we samen een inspanning kunnen doen om de kosten te beheersen. Op basis van de principes hieronder, kan Picard een prijs maken per afgedrukte pagina, zonder bijkomende kosten.
Picard helpt je om zo ecologisch mogelijk om te gaan met printing. We bekijken hoe we de ecologische voetafdruk van je bedrijf kunnen verkleinen: minder toestellen, minder nutteloze prints, minder verbruik. Bij de keuze van onze leveranciers letten we niet alleen op de milieuvriendelijkheid van de toestellen zelf, maar ook van de processen die ze hebben uitgewerkt en de ondersteuning die ze bieden om duurzamer te werken.